Open Space

Lösungen ohne vorgegebenes Programm

Ziel: Schnelle Erarbeitung von Lösungen und Veränderungsaspekten komplexer und konfliktbeladener Themen. Aktivierung vieler Mitarbeiter zur Veränderung.
Teilnehmer: Die gesamte Organisation oder ein großer Querschnitt derselben.
Charakter: Beim Open Space wird das Leitthema auf Initiative der Teilnehmer in Einzelthemen gegliedert behandelt. Das Ergebnis ist ein großes Spektrum an Vorschlägen und Ergebnissen zum Leitthema sowie erste Projektbildung zur Umsetzung.
Open Space ist eine „offene“ Methode, die sehr viel Motivation und Verantwortung freisetzt.
Durchführung: Es gibt ein zentrales Thema. Innerhalb weniger Minuten haben die Teilnehmer die für sie entscheidenden Aspekte zum Leitthema als Workshop angeboten. Damit ist das Veranstaltungsprogramm definiert. Die folgende Phase der Open Space-Konferenz ist geprägt von einer Vielzahl parallel laufender Arbeitsgruppen. Die Gruppenbildung erfolgt nach individuellem Engagement für die Themen. Die in den Workshops erarbeiteten Ergebnisse werden dokumentiert, allen Teilnehmenden sofort schriftlich zur Verfügung gestellt, im Plenum priorisiert und dazu Umsetzungsmaßnahmen entwickelt.
Veranstaltungsdauer: 1 – 3 Tage mit einer Teilnehmerzahl ab 10 bis zu 1.000 Personen
Das Besondere von Open Space: Open Space ist eine Konferenzmethode der besonderen Art. Es gibt kein geplantes Veranstaltungsprogramm und keine Person, die die Konferenz moderiert oder Vorträge hält. Welche Veranstaltungsinhalte bearbeitet werden und welchen Ablauf die Veranstaltung nehmen wird, entscheiden die Teilnehmenden vor Ort. Nur das Leitthema ist vorgegeben.
Der Einsatz von Open Space ist vor allem deshalb erfolgreich, weil die Teilnehmenden die ganze Konferenz über Zeit haben, mit anderen nach ihrem Engagement zu ihren eigenen Themen zu arbeiten, Ideen zu entwickeln und auch zu planen, wie sie diese umsetzen möchten. Kein Teilnehmer muss sich etwas anhören, woran er nicht interessiert ist. Jede Person trägt an den Tagen der Open Space-Konferenz das bei, was ihr am Herzen liegt und was sie bewegen möchte. Alle tragen die Verantwortung für den Erfolg der Konferenz. Getragen und unterstützt wird das individuelle Engagement der teilnehmenden Personen durch ein Regelwerk, bestehend aus vier Leitlinien und einem „Gesetz“.
Das Regelwerk von Open Space:

Leitlinien
  • Wer kommt, ist die richtige Person.
  • Offenheit für das, was passiert.
  • Es beginnt, wenn die Zeit reif ist.
  • Vorbei ist vorbei.
  • Das „Gesetz der zwei Füße“.

Ablauf einer Open Space-Veranstaltung: In der Regel dauert eine Open Space-Veranstaltung drei Tagen, wenn sie in einem Veränderungsprozess angewandt wird. An den ersten beiden Tagen tauschen sich die Teilnehmenden zum Leitthema aus. Am dritten Tag werden die Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen gesichert.
Zu Beginn der Veranstaltung wird die bis dahin noch leere Zeit- und Raumtafel von den Teilnehmenden selbst mit Themen zum Leitthema gefüllt. Die Zeit- und Raumtafel bildet sozusagen das „Skelett“ des Veranstaltungsprogramms, welches sich aus den Themen der Teilnehmenden entwickelt. Wer ein Thema hat, kommt in die Mitte des Kreises, schreibt sein Thema auf ein DIN A3-Blatt und hängt es an die Zeit- und Raumtafel.
Nach der Themensammlung wird der „Marktplatz“ eröffnet. Alle Anwesenden tragen sich nun in die sie interessierenden Arbeitsgruppen ein. Jeder entscheidet für sich. Jeder trägt für sich Verantwortung. Für die nächsten zwei Tage arbeiten die Konferenzteilnehmer in kleinen Gruppen. So können fünf Personen in einer Arbeitsgruppe sein, oder auch 25.
Der dritte Tag der Open Space-Veranstaltung dient der Ergebnissicherung. Alle Gruppenprotokolle wurden bis zum Morgen des dritten Tages zu einem Dokumentationsband zusammengefasst. Es wird gelesen und später gewichtet. Die wichtigsten Berichte erhalten Punkte. Das macht deutlich, welche Berichte bzw. Ergebnisse den Personen bezüglich der Umsetzung am wichtigsten sind. Die Ergebnisse mit den meisten Punkten sollen bevorzugt umgesetzt werden. Daraufhin werden Umsetzungsgruppen gebildet. Der Weg, die Ergebnisse im Unternehmen umzusetzen, wird an diesem Tag geebnet. Jeder Interessierte kann sich themenbezogenen Umsetzungsgruppen zuordnen. Erste Maßnahmen und Schritte werden noch auf der Veranstaltung von den Teilnehmenden festgelegt.

Anwendungsanlässe für Open Space:

Open Space wird in Unternehmen, Institutionen oder Kommunen durchgeführt. Die Open Space-Methode kann unter anderem eingesetzt werden, um…
  • Veränderungsprozesse mit einer Auftaktveranstaltung in Gang zu bringen.
  • Fusionen von Unternehmen durchzuführen.
  • Ansätze zu finden, um die Leistungsfähigkeit im Unternehmen zu steigern.
  • die Neuausrichtung des Unternehmens, einer Abteilung oder Filiale zu gestalten.
  • den Kundenservice zu optimieren.
  • die Zusammenarbeit unter Kooperationspartnern, Abteilungen, Mitarbeitern etc. zu verbessern.
  • Ideen für neue Projekte, Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder Abläufe zu entwickeln.
  • unkonventionelle Veranstaltungen zu gestalten.

 

Ein Beispiel: Es war zu den Olympischen Spielen 1996 in Atlanta. Auf dem Olympic Village-Gelände hatten Firmen die Möglichkeit, sich mit einem eigenen Pavillion der „Welt“ zu präsentieren. Darunter war auch die Firma AT&T, der zuerst ein Standort am Rande des Geländes zugewiesen wurde. Doch das Konzept, das AT&T schließlich vorlegte, gefiel dem Olympischen Komitee so gut, dass ihnen ein anderer Standort auf dem Gelände zugeteilt wurde, direkt im Zentrum des Olympic Village. Da gab es nur ein Problem: Das entwickelte Konzept war nur für 5.000 Besucher pro Tag gedacht. Doch an dem neuen Standort wurden 75.000 Besuchern täglich prognostiziert. AT&T musste sein Konzept also verändern. Für die Konzeptanpassung blieben nur noch wenige Monate Zeit. Zu wenig Zeit, um mit der bisherigen Arbeitsweise erfolgreich zu sein.

Eine Open Space-Konferenz wurde mit dem Designteam einberufen. Nach nur zwei Tagen hatten sie ein völlig neues Präsentationskonzept entwickelt. Der Stand dieses Designs war zu diesem Zeitpunkt bereits weiter fortgeschritten als der des vorherigen Konzeptes, das die gleiche Gruppe in fast einem Jahr entwickelt hatte.

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