Warum KLARHEIT zu Beginn einer Maßnahme über den Erfolg entscheidet

Sie haben keine Zeit für viele Fragen. Ehrlich gesagt haben Sie auch keinen Nerv dafür. Sinn und Nutzen dieser Fragen sind Ihnen nicht klar. Sie möchten, dass mit der Veränderungsmaßnahme endlich losgelegt wird. Sie wollen, nein, Sie „müssen“ Erfolge sehen. Ihr Verständnis, Ihre Geduld und auch Ihre Bereitschaft für ein intensives Gespräch, bevor sich überhaupt etwas bewegt, haben ihre Grenzen.

Drei wesentliche Punkte möchte ich in diesem Beitrag hervorheben, die dazu führen, dass aufgrund mangelnder Klärung ein Veränderungsprozess nicht erfolgreich sein kann.

1. Die Ziele sind unklar. Die Maßnahmen wirken zerstreut.
2. Die gegenseitigen Erwartungen bleiben unausgesprochen unklar.
3. Unklare Rollen und Aufgaben

Das erste Gespräch, um den Auftrag klar zu definieren, ist der Start jeder Veränderungsmaßnahme. Der Moment, in dem Ziele, Rahmenbedingungen, Daten, Fakten, Erwartungen und Verantwortlichkeiten definiert werden. Der Augenblick der Ernsthaftigkeit und Verbindlichkeit. Es entsteht eine Vereinbarung, die Grundlage für die Veränderungsmaßnahme. Leitplanken und Fokus werden festgelegt.

Und obwohl ein solches Gespräch essenziell für den Erfolg eines Veränderungsprozesses ist, wird die „Auftragsklärung“ aus unterschiedlichen Gründen häufig vernachlässigt. Kaum eine Führungskraft, und damit Auftraggeber einer Maßnahme, möchte sich zwei bis drei Stunden vor Projektstart mit einer Vielzahl von Fragen beschäftigen. Gleichzeitig besteht auch kaum ein Berater konsequent auf einem fundierten Auftragsklärungsgespräch. Beide Seiten haben ihre Gründe.

Für die Führungskraft ist die intensive Auseinandersetzung mit den Fragen eines solchen Gespräches mitunter anstrengend. Es braucht konkrete Antworten zu den Zielen, eine saubere Herleitung der Historie, eine präzise Beschreibung der aktuellen Situation sowie verbindliche Aussagen zu Rahmenbedingungen und Erwartungen. Diese intensive Beschäftigung erfordert Zeit, Aufmerksamkeit, Achtsamkeit und vor allem Präzision. Darüber hinaus können die Antworten Aspekte sichtbar machen, die man als Führungskraft vielleicht nicht erkennen möchte. Sich grundlegenden Fragen zu einer Veränderungsmaßnahme zu stellen und diese ehrlich zu beantworten, verlangt ein hohes Maß an Reflexionsfähigkeit, Verbindlichkeit und Veränderungsbereitschaft.

Beim Berater liegen die Gründe, auf ein fundiertes Gespräch zu Definition des Autrages zu verzichten, oft woanders. Für manche Berater gehört ein solches Gespräch schlicht nicht zum Angebot. Wirkung und Risiko werden hier anders eingeschätzt. Andere kennen zwar die Notwendigkeit eines solchen Gesprächs, verzichten jedoch darauf, weil der Kunde wenig Interesse signalisiert.

Der Berater müsste sich dann aktiv dafür einsetzen, dass der Kunde diesem Schritt mehr Bedeutung beimisst und sich die notwendige Zeit nimmt. Diese Hartnäckigkeit ist jedoch nicht immer zu beobachten. So wird auch von Beraterseite häufig eher vermieden, als konsequent dafür einzustehen, dass eine fundierte Auftragsklärung für den Erfolg der Veränderungsmaßnahme unverzichtbar ist. Hier sind Klarheit und Standfestigkeit gefragt.

Was passiert stattdessen?

Man startet mit rudimentären Informationen in das Projekt. Man beginnt ohne tragfähiges Fundament. Man geht ins Rennen, ohne festes Schuhwerk. Es wird Schritt für Schritt gearbeitet, vieles entwickelt sich erst im Prozess. Man läuft von Etappe zu Etappe, ohne das eigentliche Ziel klar vor Augen zu haben. Hauptsache, man tut etwas. Hauptsache, man zeigt Aktivität und Handlungswillen.

Die negativen Auswirkungen sind für alle sichtbar

Die negativen Auswirkungen werden schnell sichtbar. Handelt man aus reinem Aktionismus heraus, ohne klares Ziel, klare Absprachen und Struktur, zeigen sich die negativen Auswirkungen meist sehr schnell. Drei wesentliche Punkte möchte ich in diesem Beitrag hervorheben.

1. Die Ziele sind unklar. Die Maßnahmen wirken zerstreut.

Sind die Ziele einer Maßnahme für die beteiligten Parteien nicht eindeutig definiert, verfolgt jede Partei bewusst oder unbewusst ihre eigenen Vorstellungen und Interessen. Daraus entstehen unterschiedliche Prioritäten und Handlungen, die sich in ihrer Wirkung möglicherweise gegenseitig behindern oder sogar konträr zum eigentlichen Nutzen der Gesamtmaßnahme stehen. Bis dieses Phänomen erkannt, angesprochen und geklärt wird, haben Missverständnisse, Mehraufwand und Verwirrung oft bereits die Oberhand gewonnen.

2. Die gegenseitigen Erwartungen bleiben unausgesprochen unklar.

Jeder kennt das Gefühl von Enttäuschung, Unbehagen oder Ärger, wenn Dinge nicht so laufen, wie man sie erwartet hat. Sind die Erwartungen zwischen Auftraggeber und Berater nicht klar definiert, entsteht ein Vakuum, das durch Annahmen und Interpretationen gefüllt wird. Diese unklaren Erwartungen führen häufig zu Unzufriedenheit hinsichtlich Durchführung, Zusammenarbeit oder Ergebnissen der Maßnahme. Darunter leidet nicht nur der Erfolg des Projekts, sondern auch die Qualität der Zusammenarbeit zwischen Führungskraft bzw. Auftraggeber und Berater.

3. Unklare Rollen und Aufgaben

Auch diese Situation kennen viele aus Projekten: Es ist unklar, wer wofür verantwortlich ist und aus welcher Rolle heraus gehandelt wird. Die Folge sind Missverständnisse, Mehrarbeit, Unstimmigkeiten, Verzögerungen und nicht selten zusätzliche Kosten.

Wer als Führungskraft bzw. Auftraggeber gemeinsam mit einem Berater eine erfolgreiche Veränderungsmaßnahme durchführen möchte, braucht Klarheit, Struktur, Konzeption, Fokus und Durchhaltevermögen. Genau diese essenziellen Elemente werden durch eine fundierte Auftragsklärung geschaffen.

Wieso braucht es MUT für die Klärung eines Auftrages?

Die Führungskraft muss sich damit auseinandersetzen, was zu der Maßnahme geführt hat, welchen eigenen Anteil sie daran trägt und welche blinden Flecken möglicherweise vorhanden sind. Dafür braucht es Selbstreflexion, Lernbereitschaft und Verbindlichkeit.

Der Berater sollte sich konsequent für eine fundierte Auftragsklärung einsetzen, selbst dann, wenn dieses Vorgehen im Unternehmen ungewohnt ist oder anfänglicher Widerstand entsteht.

Sobald die Veränderungsmaßnahme begonnen hat, wird sich schnell zeigen, warum eine fundierte Auftragsklärung so relevant ist. Das dort gelegte Fundament, die Klarheit über Ziele und die getroffenen Vereinbarungen zu Rahmenbedingungen schaffen Orientierung und Sicherheit im gesamten Prozess.

Fazit: Erfolgreiche Veränderungsmaßnahmen sind kein Zufall, sondern das Ergebnis von Planung, Klarheit und Präzision.

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Herzlichst gegrüßt Sie
Ihre
Carole Maleh