Ein Beitrag von Carole Maleh zum Thema Veränderungsmaßnahmen erfolgreich mit der GESAMTEN BELEGSCHAFT meistern.
Die 5 MISSING POINTS, wenn es darum geht, Veränderungsmaßnahmen fokussiert und zielgerichtet zu gestalten: Fragestellung, Ziel, Teilnehmer, Motivation, Vorgehen
Meine erste Frage an meinen Kunden ist schlicht: „Was soll mit der Veränderungsmaßnahme erreicht werden?“ Ein Moment des Denkens. Dann eine zögerliche Antwort, die großen Interpretationsspielraum zulässt. So vage die Antwort für mich auch ist, meinem Kunden scheint sie klar. Denn für ihn, so wird deutlich, ist es schwierig nur aus seiner eigenen Perspektive heraus, für diese komplexe Situation, in der sich das Unternehmen gerade befindet, einen konkreten Zielzustand zu formulieren. So hat er zwar Indizien, wo es drängt und brennt, doch bleibt das „Wo-soll-es-hingehen“ nebulös. Genauso auch die spezifische Fragestellung der Maßnahme an sich, das Vorgehen und geforderte Ergebnis. Man könnte sagen, eigentlich ist unklar, um was es geht, wo es hingehen soll, mit wem und auf welche Weise. Eckdaten, die es unabdingbar vor jeder Veränderungsmaßnahme zu klären gilt.
Solche Gespräche sind mir bekannt. Nicht selten beginnen so gemeinsame Veränderungsprojekte. Mein Stichwort in diesem Moment ist KLARHEIT. Also: Fragen stellen! Gemeinsam mit dem Kunden und weiteren Vertretern aus dem Unternehmen Antworten entwickeln, damit so eine Basis für die geplante Maßnahme entstehen kann.
Diese wesentlichen 5 MISSING POINTS, habe ich unten zusammengetragen. Schaut man sie sich genauer an, hat man die Sicherheit, dass die Basis für einen strukturierten und zielorientierten Veränderungsprozess vorhanden ist und man nicht in ihn hineinstolpert.
Die 5 MISSING POINTS sind:
- Um was genau geht es? Die Fragestellung
- Was soll erreicht werden? Das Ziel
- Wer sollte an der Maßnahme beteiligt werden? Die Zielgruppe
- Warum soll diese Maßnahme zum jetzigen Zeitpunkt stattfinden? Die Motivation
- Welche Schritte und Interventionen sind sinnvoll? Das Vorgehen
Die Antworten zu diesen Fragen liefern Klarheit, Orientierung und Fokussierung. Sie geben Hinweise auf Hürden und Chancen. Und sie weisen auf machbare und passende Vorgehensweisen hin. Alles wesentliche Eckpunkte für eine erfolgreich umgesetzte Maßnahme.
Missing Point Nr. 1: Um was genau geht es? Die Fragestellung
Zu beschreiben, um was es genau geht, wenn man im Unternehmen eine Veränderungsmaßnahme plant, ist aus meiner Erfahrung für alle Entscheider mit Mühe verbunden. Auf den Punkt zu bringen, was genau das Thema, das Problem bzw. die Herausforderung ist, setzt eine gewisse Fokussierung voraus, die sich durch Vorüberlegungen und aus Gesprächen entwickelt. Manchmal bedarf es eine Vielzahl an Gesprächen mit Kollegen aus den von der Veränderungsmaßnahme betroffenen Bereichen, um die Situation real und punktgenau zu formulieren.
Folgende Fragen unterstützen dabei: Um was genau geht es? Was läuft nicht gut? Was muss sich verändern? Was läuft gut und kann bleiben? Wo besteht Dringlichkeit bzw. Notwendigkeit zum Handeln? Wie sind die Themen miteinander verknüpft? Welche Themen sind übergeordnet, welche nachrangig? Und in welchem größeren Rahmen muss man die Situation betrachten, z.B. Hintergründe, Entwicklungen, Rahmenbedingungen, gesetzliche Vorlagen etc.?
Wir müssen also zuerst die Situation und deren Einbettung in das Umfeld verstehen, um daraus eine klare Fragestellung für die Maßnahme zu formulieren.
Missing Point Nr. 2: Was soll mit der Veränderungsmaßnahme erreicht werden? Das Ziel
Fast noch schwerer als die Klarheit zur Situation zu erlangen, fällt es vielen Kunden das Ziel einer Veränderungsmaßnahme konkret zu formulieren. Was will man mit einer Veränderungsmaßnahme erreichen? Was soll nach der Maßnahme anders sein? Welche Auswirkungen wird diese Maßnahme auf unterschiedliche Aspekte des Unternehmens haben? Wie hängen die unterschiedlichen Ziele zusammen? Welche Ziele sind wichtiger als andere, und welche leiten sich voneinander ab? Eine solche Zielabhängigkeit und Zielkaskade zu entwickeln braucht seitens der Kunden
a) ein Bild vom Gesamtzusammenhang des Themas, von den Unternehmensprozessen und der Unternehmenskultur und
b) eine Abstimmung mit den entsprechenden Funktionen im Unternehmen.
Das Ziel einer Veränderungsmaßnahmen ist der Fokus aller kommenden Überlegungen. Es sollte daher passgenau mit betreffenden Bereichen entwickelt und abgestimmt sein.
Missing Point Nr. 3: Wer sollte an der Veränderungsmaßnahme teilnehmen? Die Zielgruppe
Nach der Klärung von Fragestellung und Ziel ist die nächste große Frage, wer aus dem Unternehmen in eine Veränderungsmaßnahme involviert werden sollte. Zwei Aspekte sind hier zu berücksichtigen:
1. Die Maßnahme sollte von allen betroffenen Bereichen akzeptiert werden, in Bezug auf Sinnhaftigkeit, Inhalte, Methodik und Vorgehen. Dafür ist es wichtig, dass Vertreter aus allen von der Veränderungsmaßnahme betroffenen Bereichen an der Entwicklung der Maßnahme beteiligt sind – ebenso auch später in der Umsetzung. So kann man davon ausgehen, dass die für die Maßnahme relevanten Sichtweisen in die Entwicklung eingeflossen sind und die Maßnahme umsetzungs-realistisch gestaltet wird.
2. Ferner geht es um die Anzahl der in einer Maßnahme integrierten Menschen. Diese sollte im Verhältnis zur Anzahl der betroffenen Bereiche stehen. Sind alle betroffenen Bereiche „fair“ durch Vertreter abgedeckt, kann sich die BELEGSCHAFT im Gesamten gut in der Veränderungsmaßnahme vertreten fühlen.
Stichwort: QUERSCHNITT. Wer nun also sollte teilnehmen?
1. Die direkt von der Veränderungsmaßnahme betroffenen Mitarbeiter.
2. Die indirekt von einer Maßnahme betroffenen Mitarbeiter, also die Schnittstellen, sowohl im als auch außerhalb des Unternehmens.
3. Schließlich spielen für den Erfolg einer Veränderungsmaßnahme auch die Personen eine Rolle, die für die Veränderungsmaßnahme elementare Ressourcen zur Verfügung stellen, wie z.B. Kompetenz, Wissen, Finanzen und Entscheidungen. Auch diese sollten unbedingt beteiligt werden.
Bei der Auswahl der Zielgruppe ist somit der entscheidende Punkt, dass ein Querschnitt aller direkt und indirekt betoffenen Bereiche sowie der Ressourcengeber teilnimmt.
Missing Point Nr. 4: Warum soll diese Maßnahme zum jetzigen Zeitpunkt stattfinden? Die Motivation
Jede Veränderungsmaßnahme kostet alle Beteiligten Zeit, unterbricht den Arbeitsrhythmus, stellt bestehende Aufgaben, Prozesse und Vereinbarungen in Frage und sorgt anfangs mehr für Verwirrung als Orientierung. Den Mehraufwand, die Belastung, wie auch die Hoffnung und das Engagement lohnen sich aus Sicht der Beteiligten nur, wenn hier folgende Fragen beantwortet sind:
1. Ist diese Maßnahme wirklich notwendig?
2. Besteht die Dringlichkeit, dass die Maßnahme zum jetzigen Zeitpunkt erfolgen muss?
3. Welchen Mehrwert wird mir als Mitarbeiter diese Maßnahmen bringen?
4. Welche Einflussmöglichkeiten habe ich auf die Veränderung?
Ohne individuell gefühlte Dringlichkeit und Nutzen werden die Mitarbeiter eine Maßnahme nur umsetzen, wenn sie angeordnet ist – jedoch nicht aus eigenem Engagement.
Missing Point Nr. 5: Welche Schritte und Interventionen sind sinnvoll? Das Vorgehen
Dieser Missing Point ist der Moment, wo der Kunde auf den Berater schaut und Vorschläge erwartet. Verständlicherweise. Vorerst gilt es jedoch, für das Vorgehen Prämissen zu entwickeln. Diese leiten sich von den Unternehmenszielen und der Unternehmenskultur ab. Prämissen können u.a. sein: Neben den internen betroffenen Bereichen sollen auch externe Partner werden beteiligt. Während der Veränderungsmaßnahme soll Transparenz und Offenheit zu jeder Zeit und online gewährleistet werden. Oder: Die Veränderungsmaßnahme soll in einem bestimmten Zeitraum erfolgen, für alle gleichzeitig oder nacheinander, um im Alltagsgeschäft so verträglich wie möglich zu sein. Diese Prämissen (hier nur drei Beispiele) führen zu der Frage, wie dies methodisch und im Prozessablauf der Veränderungsmaßnahme abgebildet werden kann.
Das ist der Moment, wo Impulse seitens des Beraters kommen, anhand derer man gemeinsam ein Prozessvorgehen entwickelt, das den Prämissen, dem Ziel der Veränderungsmaßnahme und der Zielgruppe untergeordet ist.
Liebe Leserin, lieber Leser, mit den oben aufgeführten 5 MISSINGS POINTS und den entsprechenden Fragestellungen sind Sie aus meiner 26-jährigen Berufserfahrung gut bestückt, Ihre nächste Veränderungsmaßnahme umsetzungs-realistisch zu planen und erfolgsversprechend umzusetzen. Und sollten Sie doch an der einen oder anderen Stelle zögern, melden Sie sich gerne bei mir.
Seien Sie herzlichst gegrüßt
Ihre
Carole Maleh
Carole Maleh – Expertin für umfangreiche Veränderungsprozesse
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