Schnelle Ergebnisse. Sofortige Umsetzung. Alle Stakeholder im Boot. Kontrolle und Freiraum. Flexibilität und Struktur. Entscheidungen auf Teamebene und Hierarchie. Selbstverantwortung und Steuerung. Verbindlichkeit und Augenhöhe. Kreativität und feste Prozesse.

Stellen Sie sich vor: Ein Raum, 400 Personen, Führungskräfte und Mitarbeiter, 50 Gruppen á 8 Stühle, überall Flipcharts und Pinnwände, Arbeitsmaterial auf dem Boden, Plakate an den Wänden, eine große Leinwand am Kopf des Raumes und darauf der Titel der Change Konferenz. Alle wissen, wo sie sitzen. Ihre Namensschilder und Ausschilderungen an den Gruppen signalisieren die Sitzordnung. Eine Bühne und Mikrophone verteilt im Raum. Musik erklingt aus dem Lautsprecher.

400 Personen sind für zwei Tage zusammengekommen, um sich der (IST-) Situation ihres Unternehmens zu stellen, das Big Picture zu erfahren und zu entscheiden, welchen Weg sie einschlagen sollten (dem SOLL). Ihre Verantwortung und die Dringlichkeit der Veränderung sind ihnen bewusst. Sie sind darauf vorbereitet, dass sie an diesen beiden Tagen wesentliche Entscheidungen für die Entwicklung des Unternehmens treffen werden. Spannung, Zuversicht und Achtsamkeit liegen in Luft.

Die Anforderungen: Schnell, einbindend, fundiert

Es braucht schnelle und fundierte Lösungen, die von Führung und Mitarbeiter, wie auch andere Stakeholder gleichermaßen akzeptiert und umgesetzt werden. Und dafür braucht es Methoden, mit denen zur gleichen Zeit mit vielen Menschen und kurzer Vorbereitungszeit qualitative Entscheidungen im großen Umfang möglich sind. Methoden, die dem Ruf nach Selbstorganisation, Kontrolle abgeben, Verbindlichkeit, Verantwortung und Kreativität nachkommen, die das Spannungsfeld von Struktur und Freiraum abdecken.

9 Gründe, warum gerade JETZT Change Konferenzen für Unternehmen sinnvoll sind

1. Die HOHE Komplexität muss erfasst werden

Um die Komplexität von Veränderungen, deren Auswirkung, mögliche Handlungsoptionen zu erfassen, zu analysieren, sie in Abhängigkeiten zu bringen und Lösungsansätze zu entwickeln, braucht es viele unterschiedliche Perspektiven. Und dies wird durch die hohe Teilnehmerzahl bei Change Konferenzen ermöglicht.

2. SCHNELLE Lösungen werden gebraucht

Die Zeit ist zu knapp, um über viele Wochen, Monate und mehreren Korrekturschleifen Lösungen zu entwickeln. Je mehr Menschen (Sichtweisen, Informationen und Ressourcen) für eine Fragestellung zusammenkommen, desto schneller sind Lösungen präsent und eine realistische Umsetzung möglich.

3. FUNDIERTE Lösungen sind gefordert

Die Lösungen müssen gut durchdacht sein. Die Anforderungen von unterschiedlichen Stakeholdern, Rahmenbedingungen, Entwicklungen, Marktinformationen, Ressourcen werden durch die Teilnahme aller Stakeholder gesammelt, bewertet, in Verbindung gesetzt und in die Entwicklung von Lösungen berücksichtigt. Die Prüfung auf Machbarkeit bringt den letzten Schliff.

4. Die Umsetzung soll SOFORT erfolgen

Da die Lösungsansätze durch die betroffenen Mitarbeiter, wie auch durch die Führungskräfte gleichzeitig und gemeinsam entwickelt werden, kann schon auf der Change Konferenz über die nächsten Schritte entschieden werden. Die Umsetzung kann daher sogleich im Anschluss an die Change Konferenz erfolgen.

5. Die Betroffenen stehen HINTER den Veränderungen

Sie alle haben an den Veränderungsmaßnahmen mitgearbeitet. Sie wissen, wo es hingehen und wie dies erfolgen soll. Sie haben über Prioritäten entschieden, haben sich ihre eigenen Arbeitspakete geschnürt, mit ihren Führungskräften um Möglichkeiten gerungen und Vereinbarungen getroffen. Konzeption und Inhalte der Veränderungen liegen in der Hand der Betroffenen. Daher tragen sie sie auch mit (Commitment).

6. Führung und Mitarbeiter arbeiten auf AUGENHÖHE

Jeder Teilnehmer auf der Konferenz hat eine Stimme, ungeachtet der Ebene und Funktion. Jeder ist für das Ergebnis gleichermaßen (mit-)verantwortlich. Auf der Change Konferenz werden die Hierarchieebenen ausgesetzt. Man arbeitet auf Augenhöhe. Für die Umsetzung sind ebenfalls alle gleichermaßen in der Pflicht – nur aus unterschiedlichen und ergänzenden Rollen heraus.

7. KONTROLLE abgeben und gleichzeitig annehmen

Sobald die Führung auf der Change Konferenz Kontrolle für das Ergebnis abgibt, übernehmen die Mitarbeiter Kontrolle für das Ergebnis. In einem vorher festgelegten Entscheidungsrahmen können die Mitarbeiter ihren Einfluss, ihr Wissen, ihre Erfahrungen und Expertise zu Entwicklung der Organisation nutzen. Das bedeutet, aktiv Verantwortung und Kontrolle übernehmen.

8. SELBSTORGANISATION wird zur Normalität

Eigenverantwortliche Ergebnisse erarbeiten, Entscheidungen treffen, nächste Schritte planen, Verantwortung über Prozess und Ergebnisse übernehmen, sind bei den Change Konferenzen das gängige Vorgehen. Die Gruppen sind so organisiert, dass jede Gruppe für sich arbeitet und im Gesamten für das Ergebnis seinen Teil liefert.

9. Kreativität bekommt viel RAUM

Zu jederzeit finden die Mitarbeiter und Führungskräfte Freiraum für eigene Gedanken. Gegenseitige Inspiration von Ideen, vertiefender Blick auf die Stärken und Ressourcen, unterschiedliche Materialien und Methodiken laden zur individuellen wie auch kollektiven Kreativität ein. Spaß, Musik, Visionen, Bewegung gehören zu jeder Change Konferenz.

Die Struktur von Change Konferenzen: Freiraum und gleichzeitig gezieltes Arbeiten

Prinzip 1: Strukturiertes Arbeiten in spezifischen Kleingruppen

Wie ist es möglich, mit hunderten von Menschen gezielt zu arbeiten und gemeinsame Ergebnisse zu entwickeln? Jede Großgruppe wird in kleine Gruppen geteilt. Die Zusammensetzung der Gruppen ist auf das Ziel des jeweiligen Arbeitsschrittes zugeschnitten. So verfügt jede Gruppe über das nötige Wissen, unterschiedliche Sichtweisen und die notwendige Entscheidungskompetenz.

Anhand spezifischer und präziser Fragestellungen unterstützt mit detaillierten Arbeitsblättern, arbeiten die Gruppen nach einem geplanten Vorgehen (außer bei der Open Space-Methode) und mit definierten Rollen. Zielsetzung, Inhalte, Struktur und Rollen sind für jeden Arbeitsschritt und für alle Gruppenmitglieder klar. Auf diese Weise kann zielgerichtet im Sinne des Gesamtprozesses gearbeitet werden.

Prinzip 2: Information von der Führung, Erarbeitung von Ergebnissen in Kleingruppen, Entscheidungen durch alle

Der Rhythmus einer Change Konferenz unterliegt drei Phasen. Die Information erfolgt für alle im Plenum. Die Reflexion dessen und Erarbeitung von Ergebnissen geschieht in Gruppen. Die Ergebnisse werden schließlich im Plenum präsentiert, gewichtet und darüber gemeinsam entschieden. Für jeden Themenkomplex erfolgt dieser 3er Rhythmus.

So kann die Führung relevante Informationen in die Change Konferenz (ein-)speisen, einen Rahmen setzen und für das Big Picture im Gesamtprozess sorgen. Gleichzeitig kommt es zu einer vertiefenden Arbeit an den Inhalten und zu einem Entscheidungsprozess, der dazu führt, dass alle Teilnehmer der Change Konferenz hinter dem Ergebnis stehen.

Prinzip 3: Konzeption, Kommunikation und Organisation durch das Steuerungsteam

Wie kann die Führung sicher sein, dass eine Change Konferenz erfolgreich sein wird? Und wie kann die Belegschaft sicher sein, dass die Change Konferenz auch in ihrem Sinne durchgeführt wird?

Im Vorfeld der Change Konferenz sorgt ein Steuerungsteam für die passgenaue Gestaltung der Change Konferenz an die Zielsetzung, Handlungsthemen, Anliegen von Führung und Mitarbeiter und der Kultur im Unternehmen.

Durch das Steuerungsteam können Führung und Mitarbeiter gleichermaßen sicher sein, dass die Change Konferenz im Sinne aller und des Unternehmens durchgeführt wird.

Fazit: Eine Change Konferenz einzusetzen setzt Mut voraus, andere Wege als bisher zu gehen. Doch ist dies kein waghalsiges Unterfangen. Denn der Erfolg einer Change Konferenz wird durch die Struktur und das Steuerungsteam sehr gut vorbereitet. Die Vorzüge eines solchen Vorgehens zeigen sich besonders in der Qualität der Ergebnisse, wie auch in der Bereitschaft zur Umsetzung.

Dankbar und mit herzlichen Grüßen
Ihre
Carole Maleh

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