Teil 4/4 aus der Serie „Agilität meets Großgruppenkonferenz: Ein Paradox aus Komplexität und Leichtigkeit“
Kann es erstaunlich leicht sein, die heutigen komplexen Herausforderungen zu erfassen und schließlich auch zu meistern? Kann es uns gelingen, auf uns noch unbekannte Fragen Antworten zu finden, Antworten, die wirklich zur Veränderung führen? Können wir erreichen, dass wir gemeinsam ins Bewegen und Verändern kommen, ohne schon vorher zu wissen, wo es uns hinführt?
Eine Serie in 4 Teilen von Carole Maleh & Stefan Müller.
Man kann in der Serie mit Teil 1 https://carole-maleh.com/blog/mensch-meets-komplexitaet-und-hat-alles-was-er-dazu-braucht-sie-zu-begreifen/, Teil 2 https://carole-maleh.com/blog/agilitaet-meets-komplexitaet-ein-paradox-aus-fester-struktur-und-selbstorganisation/, Teil 3 https://carole-maleh.com/blog/grossgruppenkonferenz-meets-komplexitaet-ein-paradox-aus-struktur-und-freiraum/ beginnen oder gleich in Teil 4 einsteigen.
Damit sich die Komplexität in den menschlichen Systemen (z. B. Organisationen) entfalten und ihren Nutzen auf ein gemeinsames Ziel hin ausgerichtet entfalten kann, nutzen Großgruppenkonferenzen und agile Methoden einige gemeinsame Prinzipien und Regeln, auf die wir im Folgenden eingehen möchten. Interessant ist, dass die Prinzipien für sich betrachtet wenig kompliziert sind und daher mit dem nötigen systemischen Grundverständnis verhältnismäßig einfach angewendet werden können. Die nötige Komplexität bringt das menschliche System selbst mit.
Arbeit in Kleingruppen
Das vielleicht wichtigste Prinzip ist es, immer wieder Arbeitsaufträge in Gruppen überschaubarer Größe zu bearbeiten. Sowohl in Großgruppenkonferenzen, als auch bei agilen Methoden ist dabei eine Größe von 8 Personen ideal. Bei agilen Teams wird häufig von 6 – 8 Personen ausgegangen.
Die Gruppen- bzw. Teamgröße ist mit Bedacht gewählt. Schon in der Jungsteinzeit haben Familien eine Größe von 4 – 8 Personen aufgewiesen. 8 Personen erlauben noch eine verhältnismäßig einfache Interaktion und Kommunikation und gleichzeitig eine ausreichende Perspektivenvielfalt.
Prozessuale Unterstützung
Damit sich die Gruppen bzw. Teams optimal auf ihre Aufgabe konzentrieren und gut Ergebnisse generieren können, bekommen sie prozessuale Unterstützung. Diese besteht einerseits in einem klaren, einfachen Handlungsrahmen (Prozess oder Framework) und andererseits in der Zuteilung von Rollen, insbesondere der des Prozessbegleiters. Auf der Großgruppenkonferenz ist das der Moderator, bei agilen Methoden z. B. ein Scrum-Master oder Agile Coach.
Der Handlungsrahmen befasst sich ausschließlich damit, wie Ergebnisse generiert werden, ohne auf die Inhalte selbst einzugehen. Er kann aus Methoden, Events und weiteren Rollendefinitionen bestehen. Das wohl bekannteste Framework dieser Art im agilen Umfeld ist Scrum. Im Falle einer Großgruppe werden die Arbeitsschritte kunden- und auftragsspezifisch konzipiert und dementsprechend kommuniziert.
Zielorientierung
Die Zielformulierung ist für die Arbeit der Gruppe, ob im Bereich Agilität oder Großgruppenkonferenz von entscheidender Bedeutung. Insbesondere wird Wert gelegt auf den Sinn der zu erreichenden Ziele, das „Wozu?“. Das ermöglicht der Gruppe, zweckdienliche Entscheidungen zu treffen und sich als Mitgestalter zu verstehen.
Selbstorganisation und Autonomie
Innerhalb dieser Handlungsrahmen arbeiten die Gruppen bzw. Teams dann selbstorganisiert. Auf einer Großgruppenkonferenz können es 10 oder sogar 50 Gruppen sein oder beim agilen Ansatz ein oder viele individuelle Scrum-Teams. Das ist die nötige Voraussetzung dafür, dass das System seine Komplexität entfalten kann. Selbstorganisation bedeutet einerseits, dass die Gruppe frei entscheiden kann, wie sie innerhalb des Handlungsrahmens agiert. Andererseits heißt dies, dass sie für die Erreichung ihres Ziels und die Beseitigung etwaiger Hindernisse eigenverantwortlich ist.
Insgesamt sollten die Freiheitsgrade der Gruppe im Sinne der Selbstorganisation so groß wie möglich sein, was bedeutet, dass der Handlungsrahmen nur möglichst wenige Einschränkungen formuliert. Darüber hinaus ist von Bedeutung, dass die Gruppe ihre Ziele unabhängig und eigenständig (autonom) erreichen kann. Den Handlungsrahmen gemeinsam zu definieren und klar zu kommunizieren, ist in beiden Ansätzen eine Voraussetzung für Kreativität, Verbindlichkeit und Engagement.
Diversität und Crossfunktionalität
Ein Faktor in Bezug auf Autonomie ist die Verfügbarkeit der nötigen Qualifikationen und Kompetenzen in der Gruppe. Dies stellt Anforderungen an die Zusammensetzung der Gruppe (Crossfunktionalität). Um eine möglichst hohe Perspektivenvielfalt zu erreichen, wird außerdem darauf geachtet werden, dass die Gruppe über vielfältige Charaktere verfügt, d.h. Diversität im Sinne der Geschlechter, Kultur, fachlichem Background usw.
Integration, Skalierung und Hierarchie
Allein mit dem Prinzip der kleinen Gruppen bzw. Teams kommen Großgruppenkonferenzen und in den meisten Fällen auch agile Organisationen nicht zum Ziel. Es gilt, jeweils die Ergebnisse der Gruppen und Teams miteinander zu einem großen Ganzen zu integrieren. Auch die Art und Weise dieser Integration weist einige Parallelen auf. Schon bei den Zielen der einzelnen Gruppen und Teams wird darauf geachtet werden, dass sich deren Ergebnisse möglichst einfach integrieren lassen. Das kann durch geeignete Vorgaben in Bezug auf die Form der Ergebnisse geschehen oder durch gemeinsame Planungen (siehe z.B. LeSS – Large-Scale Scrum – als skalierendes agiles Scrum-Framework).
Die Integration selbst kann unter Beteiligung aller Teilnehmer erfolgen oder über Repräsentanten aus den einzelnen Gruppen bzw. Teams. Auf diese Art kann eine Hierarchie entstehen, die auch große Organisationen strukturiert. Ein Beispiel für eine solche Struktur in einer Organisation sind die Kreise in der Soziokratie. Hier werden auf einer jeweils übergeordneten Ebene Gremien aus Repräsentanten der untergeordnete Ebene gebildet, um Information zu integrieren und Entscheidungen herbeizuführen – ein Modell, dass sich auf jeder Großgruppenkonferenz wiederfindet.
Ob Team oder Großgruppe, Klein- oder Großunternehmen, die Methoden und Strukturen aus den Ansätzen Agilität und Großgruppenkonferenzen sind aus unserer Sicht bedeutende Wege, um Antworten für die Komplexität unserer heutigen Zeit zu erhalten, aber auch, um gemeinsam in Bewegung und Veränderung zu kommen.
Wir hoffen, mit diesen Ausführungen einen Beitrag dazu geleistet zu haben.
Viel Freude & Inspiration
Ihre
Carole Maleh & Stefan Müller
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