Teil 3/4 aus der Serie „Agilität meets Großgruppenkonferenz: Ein Paradox aus Komplexität und Leichtigkeit“

Kann es erstaunlich leicht sein, die heutigen komplexen Herausforderungen zu erfassen und schließlich auch zu meistern? Kann es uns gelingen, auf uns noch unbekannte Fragen Antworten zu finden, Antworten, die wirklich zur Veränderung führen? Können wir erreichen, dass wir gemeinsam ins Bewegen und Verändern kommen, ohne schon vorher zu wissen, wo es uns hinführt?

Eine Serie in 4 Teilen von Carole Maleh & Stefan Müller.

Man kann in der Serie mit Teil 1,  https://carole-maleh.com/blog/mensch-meets-komplexitaet-und-hat-alles-was-er-dazu-braucht-sie-zu-begreifen/, Teil 2, https://carole-maleh.com/blog/agilitaet-meets-komplexitaet-ein-paradox-aus-fester-struktur-und-selbstorganisation/  beginnen oder gleich in Teil 3 einsteigen.

Wenn die Herausforderungen extrem viele Aspekte betreffen, unterschiedliche Abhängigkeiten bestehen, immer wieder neue Impulse eintreffen, der Überblick über dem Ganzen fehlt, man nicht weiß, wo man anfangen soll und viele Menschen gebraucht werden, um schnell ins Handeln zu kommen, dann macht es Sinn, alle Zielgruppen zur gleichen Zeit in einen Raum zu bringen – in eine Großgruppenkonferenz.

Dann gilt es, durch die Vielfalt und Vielzahl der Menschen ein komplexes System gezielt zu schaffen, mit dem diese Herausforderung beleuchtet werden. Komplexität durch Komplexität begegnen. Der dadurch geschaffene Umfang an Sichtweisen, Kompetenzen und Erfahrungen wird ein Weg sein, mit den Fragestellungen der heutigen Welt umzugehen – Lösungen zu finden und gemeinsam in die Veränderung zu gehen.

Wie es gelingt, mit hunderten von Mitarbeitern gleichzeitig in einem Raum zu arbeiten, möchte ich anhand eines Kundenbeispiels veranschaulichen. Ich führe durch eine große Führungskräftekonferenz eines Kunden und schreibe als Moderatorin. Ziel der Veranstaltung ist es, ein von allen Führungskräften getragenes Führungsleitbild zu entwickeln, den Wertschöpfungsprozess zu optimieren und Maßnahmen zur Verbesserung von Schwachstellen und der Schnittstellenkommunikation zu vereinbaren.

Der Start: Neugierde & Vorsicht

Fragende Teilnehmer kommen in den Saal. Am Eingang werden sie vom Organisationsteam empfanden und erhalten ihre Platznummer. Schlängelnd durch eine Vielzahl von 8er Sitzgruppen erreichen sie ihre eigene Gruppe. In dieser treffen sie auf Menschen, mit denen sie im Alltag wenig zu tun haben – die meisten davon aus ganz anderen Bereichen. In der Gruppe liegt Arbeitsmaterial. Man sitzt im Kreis. Jede Gruppe hat ein Flipchart und im Saal verteilt hängen große Plakate, die über Sinn, Ziel und Inhalte der Veranstaltung informieren. Überall sehe ich fragende und erwartungsvolle Gesichter.

Es liegt nun an mir, diesen fragenden Blicken Antworten zu geben. Wesentliche Aufgabe an dieser Stelle ist es, den Teilnehmern Orientierung zu bieten, wie sie an diesen Tagen gemeinsam mit Kollegen arbeiten werden, welche Ziel mit der Konferenz verfolgt werden und was nach diesen Tagen schließlich mit den Ergebnissen passieren wird. Letzteres ist eine Bedingung dafür, dass sich die Führungskräfte auf die ungewohnte Arbeitsweise einlassen.

Carole (52): Die Angst vor Blamage

Ich bin nervös. 750 Menschen. Was ist, wenn meine Stimme versagt? Was, wenn meine Begrüßung nicht packend genug ist? Was, wenn ich mich verspreche? Ich schaue in den Raum. Erleichterung. Die meisten Teilnehmer organisieren sich noch in ihren Gruppen. Ich habe noch einige Minuten, um mich für die kommenden Tage zu stärken.

Ich weiß, dass die Größe der Gruppe keinen Unterschied macht. Ob 20, 100 oder 750 Personen zuhören, wenn ich mich verspreche, ist am Ende unwichtig. Ich wähle bewusstes Atmen. Ich bin entschlossen, die Aufregung zu überwinden. Diese Konferenz liegt mir am Herzen. Ich will sie nicht nur gut moderieren. Ich will sie vor allem auch genießen.

Dann langsam kommen sie, die beruhigenden Gedanken: „Ich mache diese Arbeit schon viele Jahre. Bisher fühlte ich mich durch meine Versprecher noch nie blamiert. Ich kann mich auf mich verlassen, dass ich das gut machen werden. Ich habe es schon durch so viele angespannte Situationen geschafft. Ich werde genau das sagen, was passt. Ich bin gut vorbereitet.

Dann stelle mir vor, wie ich auf der Bühne stehe und die Teilnehmer anschaue. Ich fühle in diesen Moment, spüre den Boden unter meinen Füßen, meine Beine, meinen Körper und meinen Atem. Und da kommt sie langsam, die Freude. Die Freude, die ich dabei empfinde, große Gruppen zu moderieren. Ein Lächeln formt sich um meine Lippen und ich fühle mich bereit.

Plötzlich kann ich es kaum erwarten. Ich will loslegen mit dem, wofür ich heute hier bin, nämlich die Menschen hier im Raum klar und inspirierend durch die Aufgabenschritte der Konferenz zu führen; hin zu dem, was sie für sich und das Unternehmen erreichen wollen.

Die ersten Aufgaben funktionieren – für viele ein Staunen

Nach der Begrüßungsansprache kommt zügig die erste Aufgabe. Meine Moderation muss präzise sein. Was sollen die Teilnehmer jetzt tun? Wofür ist das wichtig? Wie ist das geplante Vorgehen, damit zielgerichtet gearbeitet werden kann? Sie erfahren an dieser Stelle zum ersten Mal, dass sie in ihrer 8er Gruppe für die Gruppenarbeit verschiedene Rollen vergeben sollen, um die Zusammenarbeit und den Arbeitsprozess zu unterstützen. Auch wird hier zum ersten Mal deutlich, dass nur sie als Gruppe für ihr Ergebnis verantwortlich sind und das genau davon der Erfolg der Führungskräftekonferenz abhängt. Die Verantwortung, die jeder im Raum für den Erfolg der Tage hat, ist spürbar.

In der Hand halten die Führungskräfte ihre Teilnehmerunterlagen, in der jede Aufgabenstellung im Detail beschrieben ist. Damit hat nun jede Gruppe das Nötige zur Verfügung, um selbstorganisiert und selbstbestimmt zu arbeiten.

Ute (32): Die Angst vor Überforderung

Ich habe keine Ahnung, um was es sich hier dreht. Ein Führungsleitbild entwickeln, so hörte ich. Man beteiligt mich, war die Aussage. So richtig weiß ich jedoch nicht, was das bedeutet und was man von mir erwartet. Es ist alles fremd. Man händigt mir ein Namensschild aus und bittet mich, in einer bestimmten Gruppe Platz zu nehmen. Wo sind meine Kollegen? Wieso sitze ich nicht mit denen zusammen?

Von den sieben Personen in meiner Gruppe kenne ich niemanden. Ich fühle mich unsicher. Wir sollen uns vorstellen, jeder nacheinander und anhand bestimmter Fragen – und das vor fremden Kollegen. Die Reihe geht voran und gleich bin ich dran. Ich fühle mich verunsichert. Was soll ich sagen?

Zwei Stunden und drei Arbeitsschritte in der Kleingruppe später. Was für ein Wandel. Mittlerweile war ich Schreiberin und Zeitnehmerin in den unterschiedlichen Gruppenaufgaben. Das Erstaunliche daran ist, als Schreiberin fühlte ich mich verantwortlich für unsere Ergebnisse. Lag es doch in meinen Händen, unsere Aussagen korrekt und klar auf das Flipchart zu schreiben, damit diese nach der Konferenz weiterverarbeitet werden können.

Und als Zeitnehmerin war ich stolz darauf, wie ich durch meine Zeitvorgaben und Stringenz, darauf zu achten, einen Beitrag dazu leisten konnte, dass wir fokussiert am Thema gearbeitet und in der vorgegebenen Zeit gute Ergebnisse geliefert haben. Meine Rollen als Schreiberin sowie auch Zeitnehmerin haben einen wichtigen Beitrag für die Ergebnisse gebracht. Das freut mich und gibt mir das Gefühl, wichtig und ein Teil des Gesamten zu sein.

Routine & Engagement halten

Mit jeder Aufgabe, die die Teilnehmer erledigen, kommt mehr Routine in der Gruppenarbeit auf. Die Rollen werden sofort verteilt, die Aufgaben in vorgegebener Zeit bearbeitet und die Ergebnisse selbstsicher im Plenum präsentiert. Ich bleibe als Moderatorin im Hintergrund. Die Gruppen arbeiten ohne externe Unterstützung. In Erscheinung trete ich nur, um die Teilnehmer in die Aufgaben einzuführen. Die Herausforderung meiner Moderation liegt darin, die Zusammenhänge aller Aufgaben für alle nachvollziehbar darzustellen, immer wieder den Bezug zum Gesamtzusammenhang herzustellen und Klarheit bei der Bearbeitung der nächsten Aufgabe zu schaffen.

Zu jeder Zeit sollen die Führungskräfte wissen, warum sie eine Aufgabe erledigen und zu welchem Schritt ihr Ergebnis führen wird. Sicherheit und Orientierung sind hier wichtig, um die Veranstaltung gut am Laufen zu halten.

Das Plenum: Zusammenführung und Entscheidung

Immer wieder braucht es für den nächsten Arbeitsschritt Informationen für alle. Dies kann u.a. durch Reden und Präsentationen im Plenum erfolgen – sei es durch die Führung, Mitarbeiter oder auch durch Externe. Häufig vermitteln Teilnehmer selbst auf kreative Weise ihre wichtigsten Botschaften. Und auch die Sprecher der Gruppen kommen immer wieder zu Wort, um ihre Gruppenergebnisse zu präsentieren, was wiederum wichtige Informationen für den nächsten Arbeitsschritt sind.

Meine Aufgabe dabei ist es, auf das zeitliche Limit der Präsentationen zu achten, denn Großgruppenkonferenzen sind detailliert geplant. Zeit spielt eine große Rolle. Wenn eine Gruppe für eine Aufgabe länger braucht, können die anderen nicht warten. Die Präsentationen erfolgen in einem geplanten Zeitrahmen. In der Vorbereitung wird daher genau geprüft, wie lange die Phasen und einzelnen Arbeitsschritte brauchen. Es geht darum, auf der Großgruppenkonferenz die Spannung zu halten. Braucht man zu lange, langweilen sich viele Menschen. Wird es zu hektisch, gehen Informationen verloren. Beides wirkt sich auf die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und damit auch auf die Qualität der Veranstaltung aus.

Marcus (46): Die Angst vor Blamage

Ich bin Sprecher meiner Gruppe. Jetzt erst sehe ich, worauf ich mich eingelassen habe. Soll ich doch tatsächlich unser Gruppenergebnis in einer Minute allen 550 Kollegen im Raum präsentieren. Die Moderatorin ist „knallhart“. Wer über diese Minute redet, wird unterbrochen. Ich muss es also wirklich schaffen. Und ich habe das noch nie gemacht.

Fast wie in Trance scheine ich das Mikro an mich genommen und die Ergebnisse präsentiert zu haben. So richtig kann ich mich nicht mehr erinnern. Ich weiß nur noch, dass ich einen enormen Druck verspürte. „Ich muss das jetzt tun. Ich kann uns vor allen Kollegen hier im Raum nicht blamieren und kneifen. Irgendwie muss ich durch“. Jetzt – als würde ich in diesem Moment aus einer Trance erwachen, höre ich den Applaus. Ich kann es kaum fassen, „Habe ich tatsächlich unsere Ergebnisse dargestellt? Ist meine Ein-Minuten-Präsentation vorbei und habe ich in diesen 60 Sekunden tatsächlich alles untergebracht?“

Erleichtert und dankbar lasse ich mich wieder auf meinen Stuhl fallen. Mein Nachbar klopft mir anerkennend auf mein Knie. Mich durchfließt ein Gefühl von Stolz. Niemals hätte gedacht, dass ich so etwas leisten könnte.

Sind alle Ergebnisse präsentiert, erfolgt die Phase der Entscheidung. Jetzt geht es darum, die Ergebnisse zu verdichten und gemeinsam zu entscheiden, welche davon weiterentwickelt oder sogar schon umgesetzt werden sollen. Jeder Teilnehmer hat eine Stimme. Jeder entscheidet mit. Diese Phase ist ein Höhepunkt auf einer Großgruppenkonferenz. Das Bewertungsprozedere variiert und wird im Vorfeld festgelegt. Wichtig ist, die Teilnehmer in Ruhe und Klarheit durch den Entscheidungsprozess zu führen.

Mich erfüllt es immer mit enormem Respekt, zu sehen, wie so viele Menschen gemeinsam und bedacht über ihre Zukunft entscheiden können. Und wenn sie danach in die Umsetzungsplanung gehen, ist Engagement und Zuversicht im Raum spürbar. Denn, was sie gerade planen, ist die Etablierung ihrer eigenen Ergebnisse.

Irene, 38, Die Angst vor Imageverlust

Eineinhalb Tage arbeiten wir bereits auf dieser Großgruppenkonferenz – alle Teams und Abteilungen des Bereiches Infrastruktur. Die Arbeit hat mir richtig gut gefallen. Ganz, wie ich es mir wünsche: Gruppenarbeit, Bewegung, schnelle Ergebnisse, Austausch. Überall konnte ich meine Perspektive einbringen und wesentliche Entscheidungen haben wir sogar alle gleichwertig im Plenum gemeinsam getroffen.

Nun allerdings schnürt es mir den Hals zu. Die Veranstaltung ist fast zu Ende und wir sitzen für die letzte Gruppenarbeit in unseren Teams. Unsere Aufgabe ist es, nun die ersten Maßnahmen für den Transfer in unserem Team zu entwickeln. Eine Frage davon betrifft aber nur mich als Teamleiterin. Ich soll meine ersten Maßnahmen definieren, die ich ab morgen anders machen werde, um mein Team in die Richtung zu führen, die wir gemeinsam im Schritt zuvor definiert haben. Und mir kommt nichts. Keine Antwort.

Ich fühle mich blockiert. Als dann jedoch die Moderation unserer Gruppe dazu einlädt, dass wir – wie auch in der Aufgabe eingeleitet – gemeinsam definieren, was ich als Teamleiterin tun kann, fühle ich mich erleichtert. Mein Team unterstützt mich darin, für sie die Führungskraft zu sein, die es braucht, um den nächsten Schritt Richtung Zukunft zu gehen. Das erfüllt mich mit Dankbarkeit und dem Gefühl von Zugehörigkeit.

Fazit

Dieses Beispiel soll aufzeigen, wir durch die Vielfalt und Vielzahl der teilnehmenden Menschen bewusst ein komplexes System geschaffen wurde, um die bevorstehenden Herausforderungen aus unterschiedlicher Perspektive, Rolle und auch Verantwortung heraus zu beleuchten, Lösungen dazu zu entwickeln und darüber zu entscheiden. In der Gesamtheit deckt die Teilnehmerschaft, Wissen, Erfahrung, Kompetenz, Potenziale, Kontakte und Macht des Systems ab.

Durch eine relativ einfache Methode der Interaktion in den Kleingruppen, durch die Gruppenzusammensetzungen, wie auch die Struktur auf der Konferenz wurden die Teilnehmer durch einen gezielten und fokussierten Arbeitsprozess geführt. Selbstorganisiert, jedoch im Rahmen von passender Struktur wurden Lösungen entwickelt und Entscheidungen getroffen. Die Lösungen sind durch eine hohe Qualität mit starkem Umsetzungswillen und Akzeptanz aller im Raum gekennzeichnet.

Teil 3/4 aus der Serie „Agilität meets Großgruppenkonferenz: Ein Paradox aus Komplexität und Leichtigkeit“. In Teil 4 und dem letzten Teil der Serie geht es um das Thema „Gemeinsame Prinzipien von Großgruppenkonferenzen & Agilität“.

„Damit sich die Komplexität in den menschlichen Systemen (z. B. Organisationen) entfalten und ihren Nutzen auf ein gemeinsames Ziel hin ausgerichtet entfalten kann, nutzen Großgruppenkonferenzen und agile Methoden einige gemeinsame Prinzipien und Regeln, auf die wir im Folgenden eingehen möchten. Interessant ist, dass die Prinzipien für sich betrachtet wenig kompliziert sind und daher mit dem nötigen systemischen Grundverständnis verhältnismäßig einfach angewendet werden können. Die nötige Komplexität bringt das menschliche System selbst mit…“

Viel Freude & Inspiration
Ihre
Carole Maleh & Stefan Müller

 

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